Gift Of A Friend '

sometimes you think you’ll be fine by yourself
Cause a dream is a wish that you make all alone
It’s easy to feel like you don’t need help
But it’s harder to walk on your own
You’ll change inside
When you realize

Penampilan Sekretaris

Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK
A. Penerimaan surat 
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi: 
1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan. 
2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim. 
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. 


B. Penyortiran surat 

TATA  CARA  PENANGANAN SURAT KELUAR

          Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu
a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

TATA CARA MENANGANI TELEPON

TATA CARA MENANGANI TELEPON

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam

PERALATAN, TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

PERALATAN, TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

 Persyaratan Menjadi Sekretaris

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan

• Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
• Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan

• Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
• Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
• Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
• Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
• Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

3. Syarat Kepribadian

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :

• bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.

• Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.

• Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.

• Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)